Fiche de poste Responsable de l'agenda institutionnel RéessayerM

Présentation du métier et missions principales

Le/la Responsable de l'agenda institutionnel assure la coordination et la gestion des rendez-vous, réunions et échéances stratégiques au sein d'une organisation publique, parapublique ou institutionnelle. Sa mission principale est de garantir une planification fiable, fluide et sans conflit, en lien avec les décideurs et les parties prenantes externes.

Concrètement, il/elle organise l'agenda des dirigeants, trie les demandes, anticipe les priorités et assure le suivi opérationnel des décisions jusqu’à leur mise en œuvre. Ce rôle exige une excellente maîtrise des outils de gestion de planning, une rigueur administrative et une grande aisance relationnelle pour dialoguer avec des interlocuteurs variés.

Compétences et qualifications requises

Pour réussir dans ce rôle, il est essentiel de combiner règles de gestion, sens de l’organisation et capacité à communiquer clairement. Le candidat idéal sait adapter son discours selon l’audience et fait preuve d’un esprit méthodique et orienté résultats.

Les compétences techniques et comportementales suivantes sont généralement demandées :

• Maîtrise des outils de gestion d’agenda et de planification (GTD, priorisation, outils collaboratifs).
• Excellente capacité d’organisation et gestion des priorités dans un contexte multi-acteurs.
• Aptitude à préparer des supports de réunion, compte rendus et synthèses opérationnelles.

• Communication écrite et orale de qualité, écoute active et esprit de synthèse.
• Discrétion, rigueur administrative et respect des procédures internes.
• Capacité à anticiper les risques et à proposer des solutions pragmatiques.

Qualifications et diplômes typiquement requis ou souhaitables :

• Bac +3 minimum, idéalement en gestion, administration publique, droit ou sciences politiques.
• Expérience confirmée dans la gestion d’agendas complexes ou en coordination de projets.
• Connaissance des cadres juridiques et des procédures institutionnelles est un plus.

Parcours et formation recommandés

Le parcours idéal combine formation académique et expérience pratique. Les formations en gestion publique, administration des organisations ou management opérationnel offrent une base solide pour ce poste.

Parcours académiques

Des diplômes tels que licence administration publique, master management public ou équivalents constituent d’excellents fondements. Les cursus axés sur la gestion de projets et la communication institutionnelle renforcent la valeur du profil.

Expérience professionnelle souhaitée

Une expérience probante dans la coordination d’agendas, la préparation de réunions stratégiques ou l’assistance de cadres dirigeants est fortement appréciée. Les expériences en environnement multi-acteurs, en contexte institutionnel ou en aide à la décision sont particulièrement pertinentes.

Certifications utiles

Des certifications en gestion du temps, en qualité administrative ou en gestion de projets (ex : PMP, PRINCE2, ou équivalents) peuvent constituer un avantage.

Environnement de travail et perspectives d'évolution

Le/la Responsable de l'agenda institutionnel travaille généralement au sein d’équipes d’appui, en lien étroit avec les directions et les services support. L’environnement peut être dynamique et exigeant, avec des temporalités liées aux conseils, comités et réunions publiques.

Environnement de travail

Organisation publique ou parapublique, contexte multi-parties prenantes, procédures et règles internes à respecter. L’enjeu est de garantir une circulation d’informations fluide et sécurisée, tout en maintenant la confidentialité des sujets sensibles.

Équipes et interlocuteurs

Le poste implique une collaboration étroite avec les assistants de direction, les responsables de service et les chargés de projets. Les échanges peuvent aussi toucher des partenaires externes, des élus ou des représentants sectoriels.

Perspectives d'évolution

Évolutions typiques vers des postes de coordination de projets, de contrôle des processus ou de management d’équipe administrative. Une spécialisation dans la gestion des calendriers stratégiques peut ouvrir des voies vers des fonctions de chef de projet ou de chef de service.

Rémunération et avantages

Les fourchettes salariales reflètent l’expérience, le niveau de responsabilité et le secteur d’emploi. Ci-dessous des estimations typiques pour ce type de poste dans la fonction publique ou les organisations publiques.

Avantages typiques : mutuelle d’entreprise, titres-restaurant, possibilités de télétravail partiel, congés supplémentaires et plans d’épargne selon le cadre employeur.

Comment postuler et processus de sélection

Pour candidater, préparez un dossier clair et concis mettant en valeur votre expérience en gestion d’agenda et votre capacité à coordonner des interlocuteurs variés. Renseignez-vous sur le contexte institutionnel et adaptez votre lettre de motivation.

Processus typique de sélection :

• réception et pré-sélection des candidatures
• entretien téléphonique ou visioconférence de 20 à 30 minutes
• entretien(s) en présentiel avec les responsables RH et opérationnels
• évaluation de cas pratiques ou de mises en situation

Questions à vous poser pour préparer l’entretien : non pas utilisé ici mais pensez à prioriser les objectifs, anticiper les conflits d’agenda et démontrer votre capacité d’organisation.

Souhaitez-vous travailler dans un cadre structurant et exigeant, avec des enjeux d’action rapide et de coordination fine entre acteurs publics ? Avez-vous déjà géré des agendas complexes comportant des contraintes de confidentialité et de sécurité ? Envisagez-vous d’apporter une méthodologie robuste qui renforce la prise de décision au sein d’une équipe ? Lucidité et précision seront vos meilleurs atouts pour ce poste.

Soumettre votre candidature implique de joindre votre CV actualisé, une lettre de motivation personnalisée et, le cas échéant, des exemples de projets coordonnés.